Regolamento evento

1. Organizzazione e ambito dell’evento

Puppy on the Beat è organizzato da Wild Paws Italia, di seguito “Organizzazione”, e si svolge dal 29 al 31 gennaio 2027 a Rimini. Il presente regolamento disciplina la partecipazione alle attività dell’evento e la fruizione dei servizi prenotati attraverso il relativo modulo.

L’evento promuove condivisione, inclusione, rispetto e consenso. La natura associativa dell’iniziativa non esonera dal rispetto delle leggi e dei regolamenti delle strutture ospitanti.

2. Requisiti di partecipazione e adesione associativa

La partecipazione è riservata ai soci di Wild Paws Italia con quota associativa valida per il 2027 e adesione approvata dal consiglio direttivo.

Chi non è ancora socio può versare la quota associativa insieme alla prenotazione. Dovrà successivamente completare personalmente la domanda tramite il link ricevuto via email e ottenere l’approvazione prima di partecipare. Il pagamento della quota non equivale all’approvazione della domanda.

La quota associativa è distinta dalle quote dell’evento, del soggiorno e delle attività opzionali. In caso di mancata ammissione all’associazione, l’Organizzazione comunicherà l’impossibilità di partecipare e rimborserà gli importi relativi all’evento e ai servizi non fruiti. Il trattamento della quota associativa seguirà lo statuto e le condizioni della domanda di adesione, nel rispetto della normativa applicabile.

3. Prenotazione, dati e biglietti

La prenotazione è confermata dopo la ricezione e la verifica del pagamento. L’accesso resta subordinato ai requisiti associativi e al rispetto del presente regolamento.

I dati forniti devono essere veritieri, completi e riferiti agli effettivi partecipanti. Ogni persona deve utilizzare un indirizzo email personale distinto, necessario anche per le comunicazioni associative.

Chi prenota per altre persone deve essere autorizzato a comunicarne i dati e deve mettere a loro disposizione il presente regolamento e le informazioni della prenotazione. Le domande associative e gli eventuali consensi personali devono essere completati dai rispettivi interessati.

Ogni biglietto è nominativo e dispone di un codice e di un link personale. Il titolare è tenuto a custodirli e a non pubblicarli. All’ingresso potrà essere richiesta la verifica dell’identità e della posizione associativa.

4. Quote, opzioni e codici sconto

Il modulo indica le quote dei biglietti, delle camere e delle opzioni selezionate, l’eventuale quota associativa e la donazione facoltativa. Prima di pagare, l’acquirente deve verificare partecipanti, servizi e totale. Eventuali commissioni del sistema di pagamento sono quelle mostrate dal gateway prima della conferma.

I codici sconto sono soggetti a scadenza, disponibilità e condizioni specifiche. È ammesso un solo codice per partecipante. Ogni codice può essere utilizzato per una sola prenotazione, entro il numero di partecipanti previsto dalle sue condizioni.

Lo sconto si applica al biglietto. Sono esclusi hotel, opzioni, quota associativa e donazioni. Il codice viene riservato alla creazione dell’ordine e resta collegato a quella prenotazione anche se il pagamento non viene completato.

5. Soggiorno e assegnazione delle camere

Il soggiorno prenotato attraverso il modulo comprende le notti del 29 e 30 gennaio 2027, con partenza il 31 gennaio e colazione inclusa. Le camere sono disponibili nei limiti del contingente indicato nel modulo.

Tutti gli occupanti di una camera devono essere inclusi nella stessa prenotazione. Ogni partecipante può essere assegnato a una sola camera e l’occupazione deve corrispondere a quella prevista dalla tipologia selezionata. I numeri dei gruppi camera nel modulo non corrispondono ai numeri delle stanze assegnate dall’hotel.

La tipologia “Camera quadrupla per 3 persone”, quando disponibile, prevede il pagamento dell’intero importo della camera quadrupla, ripartito fra tre occupanti.

I partecipanti devono rispettare gli orari, le disposizioni di sicurezza e le regole dell’hotel, comprese quelle relative a quiete, accesso alle camere e uso degli spazi comuni. Eventuali danni imputabili agli ospiti restano a carico dei responsabili.

Come indicato nella presentazione della struttura, le docce sono integrate nell’ambiente bagno con scarico a pavimento, senza box o piatto doccia separato.

In questa fase la prenotazione del soggiorno è obbligatoria per tutti i partecipanti inclusi nell’ordine.

6. Attività opzionali

Le attività indicate come opzionali sono comprese esclusivamente per i partecipanti che le hanno selezionate e pagate. La prenotazione di una camera non le include automaticamente.

I partecipanti devono presentarsi puntualmente nei luoghi di ritrovo comunicati. L’accesso a strutture esterne resta soggetto ai relativi requisiti e regolamenti.

7. Rinunce, mancata partecipazione e cambi nominativo

In caso di rinuncia volontaria, mancata partecipazione, ritardo o impedimento personale, la quota di partecipazione, il soggiorno e i servizi opzioni dell’evento non sono rimborsabili, fatti salvi i diritti inderogabili previsti dalla normativa applicabile.

Le richieste di cambio nominativo o trasferimento devono essere inviate all’Organizzazione e sono soggette a verifica e conferma scritta. La persona subentrante deve possedere i requisiti di partecipazione. La quota associativa e l’adesione personale non sono trasferibili tramite il cambio del biglietto.

8. Modifiche e annullamento dell’evento

L’Organizzazione può apportare modifiche al programma, agli orari o alle attività per esigenze organizzative, motivi di sicurezza o circostanze indipendenti dalla propria volontà, informando tempestivamente i partecipanti. Restano salvi i diritti previsti dalla legge in caso di modifiche sostanziali.

In caso di annullamento totale saranno restituiti gli importi versati per l’evento e per i servizi prenotati tramite l’Organizzazione che non verranno erogati, nei termini previsti dalla normativa applicabile. Dal rimborso saranno detratti costi di gestione e commissioni bancarie.

La quota associativa, distinta dal pagamento dell’evento, segue lo statuto e le condizioni di adesione. Per viaggi o altri servizi acquistati autonomamente dai partecipanti valgono le condizioni dei rispettivi fornitori, ferme restando le eventuali responsabilità dell’Organizzazione previste dalla legge.

9. Consenso, rispetto e comportamento

Ogni partecipante deve rispettare le persone presenti, i loro limiti e le indicazioni dello staff. Sono vietati molestie, discriminazioni, intimidazioni, violenza e contatti non consensuali.

Il consenso deve essere libero, chiaro, specifico e sempre revocabile. Maschere, abbigliamento, accessori, ruoli o partecipazione a un’attività non costituiscono consenso a essere toccati, fotografati o coinvolti in altre interazioni.

Abbigliamento e comportamenti devono essere adeguati agli spazi e alle regole delle strutture. Negli spazi comuni dell’hotel e durante le attività collettive non sono consentiti nudità o atti sessualmente espliciti. Le attività presso strutture esterne seguono anche i regolamenti delle rispettive sedi.

Chi si sente a disagio, subisce comportamenti inappropriati o rileva una situazione di pericolo è invitato a rivolgersi subito allo staff. L’Organizzazione potrà interrompere un’attività o allontanare chi commette violazioni, adottando misure proporzionate alla gravità della situazione. Chi venga allontanato per violazioni delle presenti regole non avrà diritto ad alcun rimborso.

10. Sicurezza e responsabilità

Ogni partecipante è tenuto a utilizzare correttamente spazi e attrezzature, rispettare le istruzioni dello staff e astenersi da attività incompatibili con le proprie condizioni personali o svolte in condizioni che possano mettere a rischio sé o gli altri.

Ciascuno risponde dei danni causati da propri comportamenti dolosi o colposi secondo la normativa applicabile.

11. Utilizzo di immagini e contenuti

Durante l’evento potranno essere effettuate fotografie e riprese video a scopo promozionale, informativo e pubblicitario da parte di incaricati dell’Organizzazione.

I partecipanti che prestano il consenso nell’apposita casella autorizzano gratuitamente l’utilizzo della propria immagine nei materiali promozionali e sui canali ufficiali dell’Organizzazione.

Considerata la natura dell’evento, chi non desidera che il proprio volto o altri elementi riconoscibili vengano ripresi o pubblicati è invitato a comunicarlo preventivamente allo staff e ai fotografi, così da agevolare l’esclusione da fotografie e video identificabili.

12. Dati personali

I dati personali sono trattati per gestire prenotazioni, pagamenti, biglietti, servizi richiesti e adempimenti associativi, secondo le basi giuridiche e le modalità indicate nell’informativa privacy di Wild Paws Italia.

Le informazioni necessarie all’erogazione dei servizi potranno essere comunicate ai soggetti coinvolti, come struttura ricettiva e fornitori di pagamento, nei limiti descritti nell’informativa. L’accettazione del regolamento non sostituisce eventuali consensi separati per finalità facoltative.

Consulta l’informativa privacy →

13. Accettazione e comunicazioni

Prima di confermare la prenotazione, i partecipanti sono tenuti a leggere il presente regolamento e le condizioni dei servizi scelti. L’iscrizione comporta l’accettazione delle condizioni applicabili comunicate prima del pagamento.

Le comunicazioni organizzative saranno inviate ai recapiti forniti o pubblicate sulla pagina ufficiale dell’evento. Eventuali aggiornamenti non pregiudicheranno retroattivamente i diritti relativi alle prenotazioni già confermate.